Sekretaris Dispora Provinsi Kaltim, Aswanda memimpin jalannya rapat pelaksanaan penilaian arsip yang di hadiri oleh pejabat terkait ,di ruang rapat lt 2 kantor Dispora Kaltim,Rabu,(21/12/22).

“Pada tahun 2022 ini Sub Bagian Umum Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Kalimantan Timur mulai melakukan Penilaian terhadap Arsip Inaktif dengan tujuan untuk mengurangi penambahan arsip setelah tidak bernilai guna lagi,”jelas Aswanda mewakili Kadispora Kaltim, Agus Tianur.

Adapun salah satu kegiatan dalam manajemen arsip lanjutnya, adalah penyusutan arsip atau pengurangan arsip. Dalam proses kegiatan penyusutan arsip ada salah satu langkah atau tahapan yang harus dilakukan yaitu penilaian arsip.

Dalam penyampaiannya Marilah dan Risnawati dari Dinas Arsip dan Perpustakaan Daerah Kaltim, menekankan bahwa pemusnahan arsip SKPD merupakan bagian akhir dari sebuah proses yang panjang pada kegiatan survey akuisisi dan penilaian arsip.

Untuk itu setiap pengelolaan arsip perlu memiliki program penyusutan arsip yang sistematis yang manual atau pedoman dasar yang dapat digunakan sebagai acuan pelaksanaan penyusutan arsip secara periodik yaitu berupa Jadwal Retensi Arsip (JRA),” jelas Marilah.

Kegiatan penyusutan sangat perlu direncanakan oleh sebuah organisasi. Kegiatan penyusutan dilakukan dengan survey arsip yang memiliki nilai kegunaan bagi organisasi dan lingkungannya dan dituangkan dalam jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip menjadi pedoman untuk melakukan kegiatan penyusutan secara tepat waktu dan mempertimbangkan fungsi dan kegiatan organisasi. Pemilihan cara penghancuran arsip juga harus direncanakan dengan memperhatikan isi informasi yang sensitif.

Terkait hal tersebut, dalam rangka pelaksanaan Penilaian Arsip Tahun 2022 melaksanakan penilaian dan pencermatan terhadp arsip yang diusulkan musnah.

“Dalam penilaian tersebut, disamping mencermati Jadwal Retensi Arsip dan nasib akhir arsip dilakukan pula verifikasi fisik arsip sebagai upaya meyakinkan arsip yang tidak lagi bernilai guna dan bernasib akhir musnah serta meyakinkan bahwa dimungkinkan terdapat arsip yang masih memiliki guna sekunder atau memiliki nilai guna sejarah sehingga berpotensi usul serah ke Lembaga Kearsipan Daerah,” tambahnya.

Hasil dari penilaian arsip dan verifikasi fisik arsip oleh Panitia Penilai tersebut nantinya disepakati dan dirumuskan menjadi Surat Pertimbangan Panitia Penilai Arsip yang digunakan sebagai dasar permintaan persetujuan.

“Proses penilaian yang dilakukan oleh arsiparis menghasilkan daftar arsip usul simpan atau permanen dan usul musnah. Penilaian arsip usul simpan atau permanen didasarkan pada analisis nilai guna informasional yang terkandung di dalamnya,” tambah Risnawati.

Penilaian arsip dilakukan dengan tahapan pembentukan panitia penilaian yang bertugas untuk melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah yang dilanjutkan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip. (ba/rdi/ppiddisporakaltim)